Evernoteの情報管理を「振り分け式」から「プール式」に変えたらすごくイイ感じになりました

僕が情報管理の勉強をし始めた時に追いかけていた先輩たちが、次々とEvernoteをやめています。理由は、あまりの挙動の悪さ。

僕自身も、ノートを「コピー」したはずなのに「移動」になっているとか、ショートカットキーで立ち上げた新規ノートは文字入力中にカーソルが文章の冒頭に勝手に移動してまともに文字入力ができないとか、そんなことに辟易としています。

とはいえワタクシ、お恥ずかしながらもはやEvernote無しでは暮らせないほどに、あの緑色の象とはがっぷり四つな間柄。

挙動の改善を願いつつ執行猶予期間的に、もうしばらく付き合いを続けようと思います。

そんなこんなではてさて本題。Evernote上での情報整理を見直したら、かなーり具合がよくなったのでシェアします。

Evernoteの専門用語の解説は端折るので、分からないことは随時ググりながらお楽しみください。ごめんね。

タスクの流れは[INBOX]→[タスクプール]→[今日のタスク(クローズ・リスト)]

現在僕が運用しているEvernote上での情報の流れは、以下のような感じです。


ノートブック「IN BOX」に入っている全てのメモからタスクを抽出し、タスクひとつにつきノートをひとつ作る


作ったタスクのノートを全てノートブック「タスクプール」に放り込む


毎朝その日のうちに処理したいものを、ノートブック「今日のタスク」に放り込む

以上終了です。とてもシンプルで分かりやすくなったと自負しています。

自分への理解が深まると、システムは形を変えていく

運用を変えたきっかけは、自分自身の性質への理解が深まったことでした。

僕は今まで自分のことを、ひとつのことを深く追求していくスペシャリストタイプだと思っていました。

それがこれまでの生き方を振り返ってみると、数年単位でその時注目しているものが全く違う、マルチポテンシャリストタイプの人間だったのです。

マルチポテンシャリストなんてカッコいい言葉を使ってみたけれど、要は移り気でひとつのことを突き詰められない飽き性ということです。

マルチポテンシャリストの性質を持つ人は、人生をかけてひとつのことを追求することはできない代わりに複数の業界や領域をより高い高度から俯瞰したり、言語が異なる文化を持つ人々の通訳をしたりできるという強みもある。。。と言われています。

そんなタイプの人間は、首を突っ込む場所や取り組むプロジェクトの数が多くなりがちです。当然抱えるタスクの数も多くなります。

その時、今抱えているタスクがプロジェクトの枠を超えて一覧できないと、その日やることのリストを作ることもままなりません。

僕の中では、子育てとマーケティングレポート製作とウェブサイトの運営と妻とのパートナーシップのブラッシュアップが同時同列同価値に存在するのです。全てを並べないと、今日どれとどれに取り組むべきか、分かりません。

労力と取りこぼしが激減したプール式タスク管理

ということで「タスクプール」なるノートブックに全てのプロジェクトのタスクをプールするようになりました。

以前は少し忙しくなると覗かないノートブックができたりしていました。しかし今は抱えているタスクを全て一覧できるので、「こんなタスクあったんだ?」ということが起こりません。

「このノートブックを見れば、今抱えているタスクが全部入っている」という安心感、スゴイです。

プール式のタスク管理には、徹底したメモが必要不可欠

今抱えているタスクを全て一覧できるようになるには、日常的にメモを取りまくることが必要不可欠です。

特にマルチポテンシャリストタイプの人間は、好奇心に従って生きていると抱えているタスクの量が自分の処理能力を簡単にオーバーします。「記憶」を自分の能力にだけ頼っていると、あっという間にタスクを取りこぼしてしまうのです。

だから、暮らしの中のあらゆるものをメモすること。具体的には、スマホを持つ利き手の親指が最も触れやすいところにメモアプリを置き、Evernoteに用意した「IN BOX」に連携して、アンテナに触れたものや気になったことを全て書き込む。

そういうことを日々続けることが大切です。大丈夫、意外と簡単ですから。こちらの記事を参考に、ご自身でも考えてみてください。

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何のために情報を管理するのか、改めて考えてみよう

何のために情報管理なんてことのために、面倒なシステムを作るのか。

それは、自分の大切な宝石を取りこぼさないようにするためです。
自分の願いを忘れずに叶えてあげるためです。
即ち、自分の人生を生きるためです。

自分の人生を生きるようになると、ひとつひとつのタスクは全て自分のやりたいこと・・・大きく言えば、夢の実現につながっていることを実感できるようになります。

「タスクプール」は「やらなければならないことが詰め込まれた悪夢の箱」ではなく、「自分の未来につながる大切なタスクがたっぷり入った宝石箱」なのです。

あなたにはもしかしたら、僕が作っているようなシステムは必要ないかもしれません。いやいや、僕程度のシステムでは処理しきれない夢を抱えて生きているかもしれません。

いずれにしても、本当に自分は自分の願いを叶えているかと。約束をしたまま忘れっ放しになって、自分の中の小さな子どもを絶望させていないかと。

そんなことを日々問いかけておきたいものです。

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